CTI-VM100語音秘書 - 電話語音系統

電話是企業與客戶溝通的橋樑,電話語音服務更是客戶第一接觸的感覺,IVR電腦語音系統「CTI-VM100語音秘書」,能幫助您透過簡單的電話按鍵進行互動,有效落實即時服務。系統具有語音自動總機及語音信箱留言功能,並可結合部門查詢及UMS訊息整合等加值系統於同一套電腦內,且所有系統參數設定透過WEB化的管理即可進行設定使用。

自動總機功能

24小時自動接聽外線來話並宣告公司進線招呼語,自動總機應答後可依實際需求設定多種語系供來電者選擇,並具備語音查詢及語音信箱功能。

EX: 「神奇電子科技您好,for english service please dial 0,業務部請按5,客服部請按6,轉接總機人員請按9,謝謝。」

多時段、臨時宣告語

系統預設提供上班、下班及午休、假日等四種時段不同的公司問候語,管理者可自行設定上、下班時間,系統將依所設定的時間表自動切換語句之播放。如遇到特殊假期或臨時颱風假等狀況時,企業人員可利用電話撥入語音系統直接進行臨時宣告語錄製,並透過電話或WEB管理系統即時啟動臨時宣告語功能。本系統提供臨時宣告語之運用讓管理人員透過電話撥入經過密碼驗證後啟動或關閉該項功能。

分機留言、留電

分機在忙線或無人接聽時,VM100語音系統會以語音引導來電者選擇留言、留電話號碼功能,留言或留電話號碼後系統會自動以話機點燈方式通知信箱主人,信箱主人可進入系統聽取留言、留電話號碼之訊息。

分機信箱設定

※信箱語系設定
管理者可依信箱主人慣用語系選擇中文或英文,則當信箱主人利用電話撥入語音信箱聽取留言或設定信箱功能時,系統將會對應此設定之語系進行引導語之宣告。

※信箱等級功能設定
系統分機依服務等級區分為「有留言等級」及「無留言等級」,管理者可依分機主人之業務需求進行設定,系統會自動分辨分機是否有留言功能來提供不同的引導語。

多國語系選擇

可依企業業務需求提供多種的語系服務模式(國、英、客、台、日等),以便來電者一開始就可選擇所要聽取的語言。

行事曆設定功能

系統提供行事曆之設定功能,企業可依公司頒佈之行事曆透過WEB管理系統進行系統之假日以及補班設定功能。 例如:1/1元旦、1/20補班、10/10國慶日。語音系統便會依照行事曆設定播放上班或假日宣告語句。

UMS訊息整合

系統採用分散式錄音模式,無論電話通話或臨時櫃對談皆可全程錄音,並由中央伺服器集中管理錄音。

主人招呼語功能

分機主機可利用電話錄製個人 忙線 或 無人接聽 招呼語,當該分機忙線或無人接聽時,系統會自動播放已錄製好的主人招呼語,並引導來話者至個人信箱進行留言。

提供分機勿干擾功能,當分機主人外出或不方便接聽電話時,可利用電話錄製個人勿干擾招呼語,並透過WEB管理系統或電話即時啟動勿干擾功能,則當有電話轉接至該分機時,系統就會自動播放已錄製好的勿干擾主人招呼語,並引導來話者至個人信箱進行留言。

CTI-VM100電話語音系統特點

1、智慧型全功能語音信箱
當語音總機將電話轉接至分機人員,而該人員忙線或離開座位時,可選擇在語音信箱中留言或留電話號碼。當信箱有留言或留電時,系統則會立即通知信箱主人。

2、企業部門分機查詢
透過部門分機查詢功能,來電者可聽取要查詢之部門分機,亦可設定單碼轉接功能,內容宣告語亦可隨時異動修改。

3、語音卡特點
每一路語音迴路均具有一個高速數位訊號處理器,能監視各種交換機及各電信業所提供之電信訊號,並可於語音播放同時偵測到來電者輸入的DTMF按鍵碼及掛斷訊號。

4、多項服務功能
提供自動總機功能、語音查詢功能及提供語音信箱留言等多項服務功能。系統可與交換機之類比分機線路或E1內線訊號介接並搭配各種資訊整合方式進行系統的整合運作使用。

5、 提供多組分機信箱號碼設定使用
最多可設定8碼碼長之分機信箱號碼使用且系統分機信箱號碼數量未限制,可供公司企業靈活運用。

6、 提供最多語音迴路擴充運作、最大留言時數
系統可提供8路、16路、E1(30路) 等不同型號語音卡片。當系統主機硬碟容量於500G時,至少可提供60,000小時以上之留言時數(可依客戶需求變更較大硬碟容量使用,留言時數即會同步增加)。

7、 分機信箱等級功能設定
系統分機依服務等級區分為「有留言等級」及「無留言等級」,管理者可依分機主人之業務需求進行設定,系統自動分辨分機是否有留言功能提供不同的引導語。

8、系統遠端電話維護功能
提供更改語音宣告內容,更改系統監督人密碼,更改人工總機或值班分機設定,新增分機、刪除分機,修改分機等級功能。

9、線上維護免停機
系統具備線上維護(ON-LINE Maintenance)功能,能在不停機狀況下增加語音信箱、修改服務等級、修改轉接的分機號碼,並不會影響自動總機正常接聽電話狀態。

10、WEB化中文操作介面
提供全中文WEB化的管理程式,只需要用網頁瀏覽器透過Web Browsers方式,可即時新增修改信箱、設定系統參數、查看系統目前線路狀態以及聽取信箱留言等等,不須再安裝其他的軟體。

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